Riktlinje nr 49 Prio 1
Gör det möjligt att tillhandahålla information över tid
När en myndighet publicerar information på sin webbplats upprättas allmänna handlingar. I och med publiceringen är handlingen både färdigställd och samtidigt tillgänglig för användare som önskar ta del av den, med undantag för information som kräver olika behörighet.
Om denna riktlinje Länk hit
- Prioritet: 1
- Principer: Tillgänglig, Åtkomlig över tid
- Roller/arbetsuppgifter: Bevarande och gallring, Tillgänglighet
- När i utvecklingsprocessen?:
När en myndighet publicerar information på sin webbplats upprättas allmänna handlingar. I och med publiceringen är handlingen både färdigställd och samtidigt tillgänglig för användare som önskar ta del av den, med undantag för information som kräver olika behörighet. Att tillhandahålla handlingar som får lämnas ut utan prövning (TF 2 kap, 12 §) sker alltså vanligtvis med automatik då informationen är tillgänglig på den aktiva webbplatsen.
Men för att allmänhetens rätt till insyn ska kunna tillgodoses över tid krävs att en myndighet även kan tillhandahålla den information som inte längre finns tillgänglig på den aktiva webbplatsen. Om en användare till exempel begär ut något som tidigare varit publicerat på webbplatsen ska myndigheten kunna hitta informationen och lämna ut den i läsbart skick. Detta gäller under förutsättning att informationen inte är av sådan art att den kan gallras direkt då den tas bort från den aktiva webbplatsen (se riktlinje Undvik oavsiktlig gallring vid ändringar och uppdateringar (R47)).
En myndighet gör det möjligt att tillhandahålla sina webbhandlingar över tid genom att:
- Planera för bevarande enligt riktlinje Planera för långsiktigt bevarande redan vid utveckling av webbplatsen (R45).
- Samla in informationen regelbundet enligt riktlinje Samla in informationen regelbundet för att säkerställa bevarandet (R48).
- Redovisa informationen (handlingarna) i myndighetens arkivredovisning så att den blir beskriven och sökbar. (För statliga myndigheter gäller Riksarkivets föreskrifter om arkivredovisning, RA-FS 2008:4). Redan vid publiceringen av en sida, eller då en handling inkommer via e-tjänst, kan handlingen tillföras uppgifter om till exempel processtillhörighet. Läs mer i Regelkommentar för Riksarkivets föreskrifter om arkivredovisning RA-FS 2008:4.
- Tillföra metadata och annan nödvändig dokumentation som ska medfölja handlingarna under hela bevarandetiden så att de kan läsas, förstås i sitt sammanhang och behålla sin äkthet (För statliga myndigheter gäller Riksarkivets föreskrifter om elektroniska handlingar, RA-FS 2009:1, 5 kap. Dokumentation). Metadata kan tillföras redan vid publiceringen.
- Se till att det finns funktioner för återsökning och tillhandahållande i det system (e-arkiv) som myndigheten använder för att bevara information enligt riktlinje Samla in informationen regelbundet för att säkerställa bevarandet (48), så att myndigheten kan lämna ut information ur systemet på begäran.
- Publicera myndighetens arkivredovisning på den aktiva webbplatsen för att underlätta för användaren att identifiera och efterfråga avpublicerad information.
Den myndighet som inte bara vill kunna tillhandahålla informationen på sikt utan även tillgängliggöra den på ett mer aktivt sätt, kan utöver detta, göra det möjligt för användaren att själv söka efter äldre webbmaterial i myndighetens e-arkiv via webbgränssnitt på den aktiva webbplatsen. Det ska då tydligt framgå att informationen som presenteras är inaktuell (se riktlinje Tydliggör om informationen är inaktuell (R24)). Observera att handlingarna i e-arkivet måste vara insamlade enligt riktlinje Samla in informationen regelbundet för att säkerställa bevarandet (R48), för att bevarandet ska kunna säkerställas.
MätbarhetLänk hit
Gör stickprov: Låt en användare testa att begära ut webbsidor som avpublicerats.
FördjupningLänk hit
- Tryckfrihetsförordningen (1949:105) 2 kap
- Föreskrifter om elektroniska handlingar: RA-FS 2009:1 – Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (pdf-fil, nytt fönster)
- Föreskrifter om arkivredovisning: RA-FS 2008:4 – Föreskrifter om ändring i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1) om arkiv hos statliga myndigheter (pdf-fil, nytt fönster)
- Regelkommentar för Riksarkivets föreskrifter om arkivredovisning RA-FS 2008:4 (version 0.9, 2009-07-02), Riksarkivet, dnr 20-2009/1265 (pdf-fil, nytt fönster)
- Att tänka på vid IT-leveranser av webbsidor – Lathund för digitalt långtidsbevarande av webbsidor. Enheterna Elektroniska arkiv och Teknikberoende medier (2008-02-11), Riksarkivet.
- CODA-WEBB. Slutrapport 2009-05-05. LDB-centrum (pdf-fil, nytt fönster)
- Rapport angående elektroniska arkiv (e-arkiv), bevarandeexemplar och system för bevarande. Rapport 2008-12-11, Riksarkivet, dnr RA 22-2007/3552 (pdf-fil, nytt fönster)
Antag att en webbsida redigeras vid upprepade tillfällen – ibland på grund av att mindre korrekturfel hittas, och ibland för att innehåll av betydelse förändras. Har myndigheten då skyldighet att bevara varje version av sidan, och att kunna lämna ut en kopia på den, eller räcker det att bevara t.ex. en version per månad, eller en version vid varje betydande förändring?
För att ha en rättssäker och effektiv hantering av informationen måste man planera och utreda vilken information som ska bevaras respektive gallras, om det finns stöd för gallring i författning och hur bevarandet och gallringen ska genomföras (se t.ex. riktlinje 45 och 48). Riktlinje 47 behandlar gallring och bevarande vid ändringar och uppdateringar. Det är viktigt att komma ihåg att oavsett om informationen ska bevaras på kort eller lång sikt måste den kunna lämnas ut vid en förfrågan. För att gallra allmänna handlingar måste det finnas stöd i en författning. Statliga myndigheter har t.ex. med stöd av RA-FS 1997:6 möjlighet att gallra handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. De handlingar som myndigheten avser gallra med stöd av RA-FS 1997:6 ska dokumenteras i ett tillämpningsbeslut. Observera att om det saknas stöd för gallring kan myndigheten göra en gallringsutredning och skicka in en framställan om gallring till Riksarkivet.
Man kan sammanfatta det genom att säga att om ni har ett gallringsbeslut som säger att ni får gallra webbsidor där ändringar är av ringa betydelse (till exempel rättning av stavfel) så behöver ni inte långtidslagra dessa versioner.
Tack för svar!